Prorogation vs. ajournement de l’assemblée générale

Prorogation vs. ajournement de l'assemblée générale

Voici venu le temps des assemblées générales annuelles. Pour éviter que les comptes annuels ne soient rejetés ou modifiés par une majorité occasionnelle, le législateur confère, à l'organe de gestion, le droit de proroger l'assemblée générale à trois semaines.

Il n'est pas inconcevable qu'en raison d'un désaccord entre les actionnaires/associés ou en raison de l'absence de nombreux actionnaires/associés, les comptes annuels d'une société ne soient pas approuvés lors de l'assemblée générale annuelle. L'organe de gestion d'une société non cotée a, en l'occurrence, le droit de proroger, séance tenante (autrement dit après que l'assemblée est constituée), la décision relative à l'approbation des comptes annuels à trois semaines. Pour une SA cotée (et une SCA), la durée maximale de la prorogation est de cinq semaines.

Le droit de proroger l'assemblée générale séance tenante appartient au conseil d'administration qui délibère en collège. Dans la SPRL et la SCRL, ce sont respectivement les gérants et les administrateurs qui statuent individuellement.
Une fois qu'il a été décidé de faire usage du droit de prorogation, le président de l'assemblée générale est obligé de donner suite à cette décision.

Champ d'application : les assemblées générales annuelles

Ce droit de prorogation ne peut être exercé que lors de l'assemblée générale à laquelle les comptes annuels sont présentés pour approbation (assemblées générales annuelles). Les administrateurs ou gérants présents à l'assemblée générale demandent au président d'interrompre la séance. Cette décision ne doit pas être motivée. L'organe de gestion se doit, néanmoins, d'exercer le droit de prorogation dans l'intérêt de la société, et donc pas uniquement dans son propre intérêt. Le président déclare alors que l'assemblée générale est prorogée.

Conséquences de la prorogation

L'exercice du droit de prorogation entraîne, non seulement, la suppression des points de l'ordre du jour relatifs à l'approbation des comptes annuels, mais également, de tous les points qui en dépendent, comme la décharge à l'organe de gestion et au commissaire. Toutes les autres décisions prises restent valables, sauf si l'assemblée générale en décide autrement.

L'assemblée générale suivante doit avoir lieu trois semaines après la première assemblée générale. Un délai plus court est également possible, si l'assemblée y consent à l'unanimité.
De nouvelles convocations doivent être envoyées et le nouvel ordre du jour doit au minimum contenir les points qui figuraient à l'ordre du jour de l'assemblée générale reportée. Les parts déjà déposées et les procurations restent valables pour la nouvelle assemblée générale. Précisons toutefois que les procurations ne restent valables qu'à condition qu'il n'y ait pas de nouveaux points inscrits à l'ordre du jour, sauf si la procuration est suffisamment étendue.

La seconde assemblée générale ne peut être reportée à nouveau. Cette assemblée a le droit d'arrêter les comptes annuels. En cas de partage des voix lors de cette seconde assemblée, les comptes annuels ne sont pas approuvés.
La prorogation de l'assemblée générale n'interrompt pas non plus le délai de sept mois (les comptes annuels doivent en effet être déposés dans les sept mois de la clôture de l'exercice et dans les 30 jours de leur approbation par l'assemblée générale). Eu égard à sa responsabilité, l'organe de gestion doit veiller à ce que la prorogation n'ait pas pour effet de déplacer l'approbation en dehors des délais légaux.

Un ajournement n'est pas une prorogation

Il ne faut pas confondre le droit de prorogation légal avec le droit de l'organe de gestion (y compris du liquidateur) et du commissaire d'ajourner une assemblée générale déjà convoquée. Ce droit ne peut être exercé qu'avant que l'assemblée générale n'ait débuté et vaut pour n'importe quelle assemblée générale (assemblée extraordinaire et particulière).

L'assemblée générale qui décide d'ajourner sa réunion doit fixer une nouvelle date ou charger les administrateurs/gérants d'envoyer les convocations requises dans une période déterminée et un délai raisonnable.

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