Indemnité de travail à domicile – l’ONSS et le fisc appliquent à nouveau le même montant

Indemnité de travail à domicile – l’ONSS et le fisc appliquent à nouveau le même montant

Par une circulaire du 14 juillet 2020, le fisc accepte à présent aussi une indemnité de travail à domicile forfaitaire de 129,48 euros. L’ONSS et le fisc appliquent donc à nouveau le même montant,  de sorte qu’une décision anticipée n’est plus nécessaire.

Sécurité sociale

Chaque trimestre, l’administration de l’ONSS publie une version mise à jour de ses instructions aux employeurs. Un volet de ces instructions concerne les indemnités forfaitaires que les employeurs sont autorisés à payer à leur personnel sans que ces indemnités soient considérées comme une rémunération.

Dans la version 2020/02 en vigueur depuis le 1er avril, on peut lire qu’un employeur peut allouer à son travailleur une « indemnité de bureau » de 129,48 euros par mois. Une augmentation de près de 2,50 euros par rapport aux 126,94 euros de l’année dernière. Cette indemnité de bureau n’est pas une rémunération, mais un remboursement des frais que le travailleur expose au profit de son employeur. L’indemnité est par conséquent exonérée de cotisations de sécurité sociale.
Cette somme couvre les frais de chauffage, d’électricité, de petit matériel de bureau... qu’un travailleur expose parce qu’il travaille à domicile.

L’utilisation d’un PC et d’une connexion à l’Internet personnels ne sont pas couverts par l’indemnité de bureau : l’employeur peut encore payer 20 euros de plus par mois au travailleur pour chacune de ces dépenses.
Pour d’autres frais (téléphone personnel, achat d’un écran ou d’un scanner…), l’employeur ne peut pas appliquer de forfait : le remboursement doit être basé sur les frais réels.

Sécurité sociale et COVID-19

L’administration de l’ONSS n’a en réalité pris aucune mesure particulière après la décision du Gouvernement – à cause de la pandémie et du confinement – d’imposer autant que possible le travail à domicile. Le seul commentaire donné fut que les directives habituelles pouvaient également être appliquées au personnel qui travaille normalement au bureau, mais qui, en raison de la crise du coronavirus, a exceptionnellement aussi été obligé de commencer à travailler à domicile.

Fisc et COVID-19

Dans une première réaction (rapide) à l’obligation de travail à domicile, le Service des décisions anticipées en matière fiscale – en bref, le service de ruling – a publié un formulaire de demande standard. Les employeurs pouvaient ainsi demander un ruling afin d’offrir à leur personnel une indemnité de travail à domicile. L’indemnité standard (nous parlons de mi-mars) était de 126,94 euros par mois.

Mi-juillet, l’administration fiscale a publié une circulaire qui rendait superflue la demande d’un ruling : parallèlement à l’administration de l’ONSS, le fisc décide à présent aussi qu’un employeur peut allouer une indemnité exonérée d’impôts aux travailleurs qui travaillent à domicile de manière régulière et structurelle.

Il est question de « travail à domicile régulier et structurel » lorsque le travailleur travaille effectivement à domicile au moins 5 jours ouvrables par mois.

Dans les rulings, le montant de l’indemnité était habituellement lié à la fonction du travailleur. Ce n’est pas le cas en l’occurrence, un montant unique est utilisé. D’autres indemnités ou une différenciation selon la fonction du travailleur sont encore possibles, mais vous devez alors passer par le service de ruling.

N’oubliez pas qu’en tant qu’employeur, vous devez mentionner ces indemnités sur la fiche fiscale du membre du personnel. Vous ne devez pas mentionner le montant, mais bien le fait qu’une indemnité est allouée.

Enfin, venons-en au montant : Un maximum de 129,48 euros par mois s’applique également en matière fiscale. Ce montant ne doit pas être réduit proportionnellement en cas de prestations à temps partiel. Notons toutefois une petite particularité : pour le fisc, le nouveau maximum de 129,48 euros par mois s’applique depuis le 1er mars 2020. Pour l’ONSS, il ne s’applique que depuis le 1er avril 2020.
Si vous voulez porter l’indemnité de travail à domicile au nouveau maximum, vous avez intérêt à le faire à partir du 1er avril et non pas à partir du 1er mars. Les 2,50 euros supplémentaires pourraient sinon vous demander un important travail administratif.

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